Zoomミーティングの招待の仕方を徹底解説！
Zoomでオンライン会議をするとき、他の人が作成したミーティングに参加をする、あるいは自分でミーティングを作成し参加者を招待する、という2通りの方法があります。オンライン会議ツールのZoomでは、無料・有料どちらの会員もミーティングを作成し招待、あるいは参加することが可能です。今回は、Zoomミーティングを自分で作成し、他の人を招待する方法を詳しくご紹介します。
Zoomミーティングの招待の仕方を徹底解説！
Zoomミーティングの作成方法はおもに3通りあり、利用機会によって使い分けると良いでしょう。
①いますぐ会議がしたいとき
②いつも同じメンバーで会議をするとき
③会議をスケジュールに入れておきたいとき
いずれの場合にも、まずはデバイスにZoomミーティングのアプリをダウンロードしておきましょう。ここからはそれぞれのやり方を、詳しくご紹介します。
Zoomミーティング招待の仕方①：いますぐ会議がしたいとき
いますぐにミーティングを開始したいときに招待の方法からご紹介します。まずZoomを開いて、そして「新規ミーティング」のボタンをクリックしましょう。ミーティング画面に入ったら、画面下にある「参加者」アイコンとなりの「∧」をクリックします。表示されたメニューから「招待リンクをコピー」をクリックして、「クリップボードにコピーされました」と表示されたら、Zoom内の操作は完成です。
画面上表示されたように、「招待リンクをコピー」はショートカット「Alt+Shift+I」でも操作できます。このショートカットを左手デバイスTourBoxのボタンに設定することで、より便利に操作できます。
TourBoxシリーズはあらゆるソフトウェアの操作を自由に設定して、作業を効率化できます。イラスト制作、写真・動画編集、オフェスワークなどはもちろん、Zoomのようなオンラインミーティングツールにも対応可能です。
あとはコピーしたリンクをメールやラインなどに貼り付けて、招待したい人に送れましょう。相手はリンクからミーティングに参加できます。この方法で作成される会議URLは、作るたびに変更されますので、前回と異なるメンバーで会議をする必要があるときに作成し、そのたびにメンバーを招待して使いましょう。
Zoomミーティング招待の仕方②：いつも同じメンバーで会議をするとき
毎回同じメンバーで会議をする場合、会議のたびに新たなURLを作成するよりも、常に同じURLで会議を始められたほうが楽かもしれません。その場合にはZoomを開いたあと、「新規ミーティング」の「∨」をクリックして、「パーソナルミーティングIDを使用する」→「招待のコピー」の順で選択します。
コピーした内容の中にはミーティングを参加するための情報、例えばリンク、ID、パスワードなどが含まれています。メンバーに送れば、これら情報でミーティングを参加できます。この招待状の内容は複数回使えますので、定例会などに最適です。なおホストが参加してないとミーティングはスタートできないのでご注意ください。
Zoomミーティング招待の仕方③：会議をスケジュールに入れておきたいとき
事前に会議の開催日時が決まっている場合には、会議のURLを作成し参加者に送っておくことができます。Zoomのスタート画面で「スケジュール」をクリックして、必要事項を記載した後、「保存」をクリックします。そしてクリップボードにコピーされたリンクを招待したい人に送れば、受け取った人はリンクからそのままZoom会議にアクセスできるようになります。
Zoomミーティングを招待するときの注意点
Zoomミーティングの招待URLを作成、使用する時は下記もあわせて把握しておきましょう。
ホストが参加しないと開始できない
一般的にはホストになる人が参加していないと会議が開始できません。何らかの理由でホストの参加が遅れる場合には、事前のアカウント設定で「ホストより前の参加を有効にする」をONにしておきましょう。
アクセス中の参加者を承認する
招待URLを受け取った参加者は、URLをクリックしてアクセスすることで「待機室」へ自動的に送られます。ホストがアクセスを承認しない限り、会議には参加できません。会議の途中で参加してくる人がいるときには、アクセスの承諾を忘れないようにしましょう。
【まとめ】Zoomミーティングの招待の仕方はとっても簡単
Zoomミーティングを自分で作成し招待する方法は、とてもシンプルで簡単です。一度やりかたを覚えてしまえば、その後はスムーズに作成できるはずです。今度Zoomでオンラインミーティングを開催、他の人を招待したい時はぜひ本記事で紹介した方法を試してみてください。
